Ajfan.ru

Контроллинг, виды, структура

Особенности коммуникаций в организации

Особенностью слухов является то, что они распространяются со скоростью урагана и нередко наносят большой вред организации. Однако исследования известного американского ученого Кейта Дэвиса (57 глумаков стр 170) показывают, что они часто отражают правду. Он говорит: «Люди склонны считать слухи менее точной информацией, поскольку реальные ее потребности имеют более драматичный характер, чем каждодневная, рутинная точность, и потому глубже впечатываются в память». И независимо от того, расходятся они с правдой или нет, роль их все равно остается высокой в жизни организации

По наблюдениям Дэвиса, наиболее типичной для распространения по каналам слухов является такая информация:

· предстоящие сокращения производственных рабочих;

· новые меры по наказаниям за опоздание;

· изменение в структуре организации;

· грядущие перемещения и повышения;

· конфликты между руководителями на последнем совещании;

· кто кому назначает свидания после работы;

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Вертикальные коммуникации – это вид информацией составляет основную часть коммуникационного процесса у руководителя. Составляющие вертикальные коммуникаций следующие:

· прояснение задач, приоритетов, ожидаемых результатов;

· обеспечение вовлеченности подчиненных в решение задач;

· обсуждение проблем эффективности работы;

· достижение признания и вознаграждения с целью мотивации;

· совершенствование и развитие способностей у подчиненных;

· сбор информации о назревающей или реально существующей проблеме;

· оповещение подчиненных о грядущих изменениях;

· получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчинённым уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководитель среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменении. Нисходящие коммуникации следует представлять скорее как установление межличностных связей. Существует пять основных целей коммуникации в организации, направленных сверху вниз:

· постановка конкретных задач по выполнению работы;

· обеспечение информации о принятых в данной организации процедурах и практике;

· обеспечение информацией, касающейся смысла исполняемой работ;

· информирование подчиненных о качестве их работы;

· предоставление идеологической информации для облегчения восприятия целей.

Нисходящие коммуникации осуществляется с помощью разнообразных письменных (рабочие материалы, руководства, журналы, газеты, письма, доски объявлений, плакаты, меморандумы) и устных (приказы руководителей, речи, заседания, программы для слушающих, которые передаются по внутренним телевизионным сетям, система публичных выступлений, телефоны) средств.

Самая большая проблема, по мнению Ф. Лютенса, заключается в том, что при передаче информации не уделяется должного внимания ее получателю. Существует следующие закономерности воздействия нисходящего потока информации на получателя:

· интерпретируя информацию, человек следует по пути наименьшего сопротивления.

· человек более открыт для сообщений, которые созвучны имеющимся у его представлениям, идеалам и ценностям;

· сообщения, которые противоречат ценностным установкам человека, вызывает у него большее сопротивление, чем сообщения, противоречащие рациональной логике.

· поскольку человек испытывает постоянное желание удовлетворить свои потребности, сообщения, которые способствуют их удовлетворению, воспринимаются легче, чем те, которые этому не способствуют;

· когда человек видит изменения в окружающей среде, они более открыты по отношению к поступающим сообщениям;

· на коммуникацию оказывает влияние ситуация в целом; сообщение, которое может показаться сообразным в одной ситуации, в другой может представиться несообразным.

Коммуникативный процесс эффективен в том случае, когда руководители всех уровней и рангов осознают, как на их подчиненных воздействует коммуникативный процесс, как следует передавать информацию по нисходящим коммуникациям и как адекватно реагировать на нее.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Эти коммуникации, т.е. снизу вверх, выполняют функцию оповещения о том, что делается на низших уровнях.

Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты для исправления положения дел. В организации процесса восходящих коммуникаций в XX в. появилась управленческая инновация – использование потенциала групп рабочих, которые регулярно, например один раз в неделю, собираются для обсуждения или решения проблем производства или обслуживания потребителей. Эти группы получили название кружков качества. Обмен информации по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок. Перейти на страницу: 1 2 3 4 5