Ajfan.ru

Контроллинг, виды, структура

Подготовка документов отдела кадров для архивного хранения

· переплести дело или прошить его в 4 прокола;

· дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой и обратной хронологической последовательности, пересистематизация их не обязательна.

На документы отдела кадров, передаваемые в архив, составляется отдельная опись - опись № 1 л/с (дел по личному составу).

Опись составляется, как правело, на документы одного года. В описи по личному составу дела располагаются в определенном порядке:

■ книги, журналы учета сотрудников (если она ведется)

■ приказы по личному составу

■ личные карточки и личные дела

■ невостребованные трудовые книжки

■ лицевые счета по заработной плате (берутся из бухгалтерии)

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем поставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Акты и описи составляются и подписываются членами экспертной комиссии, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

В период подготовки дел к передаче на хранения работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количество дел описи. Все выявленные при проверке недостатки экспертная комиссия обязана устранить.

Прием-передача дел в архивохранилище проводится членами экспертной комиссии и архивистом. Только после передачи документов в архив предприятию разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин, не менее чем тремя работниками предприятия.

Заключение

Пройдя практику в отделе кадров ФГОУ СПО «Челябинского юридического техникума», я выяснила, что качество ведения кадровой документации зависит от добросовестности руководителя и уполномоченных им лиц.

Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж играют особую роль в жизни человека.

Трудно переоценивать важность безупречного оформления документов отдела кадров, правильного хранения и защиты персональных данный в них. Но, к сожалению, в настоящее время нет нормативного документа федерального уровня, в котором определялся бы единый подход к составу и правилам ведения и оформления кадровой документации. Если в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции строгого и четкого ведения документов по личному составу, то в негосударственных организациях зачастую недооценивается роль кадровой документации, игнорируется необходимость составления отдельных видов документов, не учитываются требования контролирующих органов к документам по личному составу.

Сотрудники кадровой службы по роду своей деятельности имеют доступ к персональным данным работников предприятия и всегда должны помнить о неукоснительном выполнении требований по их защите.

Работники кадровых служб всегда должны сознавать свою ответственность перед трудовым коллективом и помнить, что за сухими буквами документов стоят живые люди.

Документы по личному составу должны быть также под пристальным вниманием инспекторов труда, архивных работников. Органы Федеральной инспекции труда действуют при каждом региональном департаменте по труду. Они вправе запрашивать у администрации предприятия любые документы, необходимые им для выполнения контрольных функций.

Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.

В частности большое внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства.

Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством работы

с определенными документами, важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовая книжка.

В результате этого, ясно, что и в интересах работника и в интересах работодателя - правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. Перейти на страницу: 1 2 3