Ajfan.ru

Контроллинг, виды, структура

Анализ работы с документами в ООО «Тропа»

Документооборот в ООО «Тропа» происходит по замкнутой цепочке. При поступлении или получении документа секретарь его регистрирует и предоставляет на резолюцию руководителю, после резолюции руководителя документы поступают к исполнителям в зависимости от рода документа, после выполнения документ поступает опять к секретарю для регистрации и отправки. Организация документооборота ООО «Тропа» предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов, главным из которых является обеспечение оперативного прохождения документов по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. В ООО «Тропа» выполняются правила обработки документов на каждом этапе движения документации. Работа с документами в ООО «Тропа» относится к обязанностям офис –менеджмента.

Обработка входящих документов ООО «Тропа» проходит следующие этапы:

¾ прием и первичная обработка документов;

¾ предварительное рассмотрение и распределение;

¾ регистрация документов;

¾ рассмотрение документов руководителем и принятие решения об их исполнителях, сроках и характере исполнения;

¾ направление на исполнение;

¾ исполнение документов;

¾ помещение исполненного документа в дело.

Входящие документы ООО «Тропа» начинают свое движение по организации после первичной обработки. Количество инстанций, которые они должны пройти от момента поступления в организацию до исполнения, определяется структурой организации, распределением обязанностей между руководством, степенью самостоятельности структурных подразделений, технологией регистрации и общей организацией делопроизводства.

В ООО «Тропа» документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения руководителем.

Значительно ускорить движение документов помогает их предварительное рассмотрение, которое проводится после первичной обработки документов.

Предварительное рассмотрение позволяет определить, какие документы должны передаваться на рассмотрение руководителю организации или его заместителям, а какие могут быть переданы непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Одной из задач, которые при этом решаются, является освобождение руководителя от излишнего потока второстепенной информации.

Эта работа проводится секретарем руководителя, его помощником или работником службы документационного обеспечения управления, которые должны иметь высокий уровень квалификации, достаточный стаж работы, хорошее знание распределения обязанностей между работниками организации, а также доверие к ним руководителя. Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому необходимо иметь четкие представления о положении дел в организации, функциях структурных подразделений, функциях и специализации отдельных сотрудников.

Документы, адресованные структурным подразделениям или конкретным должностным лицам, передаются сразу по назначению без предварительного рассмотрения.

Предварительное рассмотрение предусматривает просмотр всех поступивших на имя руководства документов. При этом выявляется документация, которая должна быть предоставлена руководителю в обязательном порядке. Это – распорядительные документы вышестоящих органов власти и управления, документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие большое значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т. п.

Перечень такой документации может быть составлен самим руководителем.

Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения управления или помощником руководителя целесообразно направлять в структурные подразделения и исполнителям. Документы, предназначенные нескольким структурным подразделениям или исполнителям, передаются им поочередно или одновременно в копиях.

Таким образом, предварительное рассмотрение помогает ликвидировать те инстанции движения документов, которые не оправданы деловой необходимостью, позволяет не скапливать большое количество лишней документации на столе руководителя. Это, в свою очередь, может значительно сократить сроки прохождения документов и предупредить срывы в их исполнении.

Документы, требующие исполнения, регистрируются и передаются руководителю, который принимает решение не только по существу содержащихся в документах вопросов, но и по характеру исполнения, срокам и т. д. После рассмотрения документа руководителем в регистрационные формы переносятся его резолюции, которые задают направление дальнейшего движения документов, так как определяют их исполнителей.

Характер исполнения может быть различным в зависимости от содержания и назначения документа. Ряд документов не требует письменного ответа. Они содержат указания, инструкции, просьбы по выполнению каких-либо действий. Их исполнением будет являться конкретная деятельность специалиста: проведение переговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом, организация каких-либо мероприятий. Перейти на страницу: 1 2 3 4 5