Ajfan.ru

Контроллинг, виды, структура

Особенности оформления реквизита «Справочные данные об организации»

Письмо международного образца. В последнее время заметно возрос объем международной переписки организаций (учреждений, предприятий). Несмотря на то, что в каждой стране существуют определённые особенности оформления писем, установленные соответствующими правилами, письмо международного образца имеет очень четкую структуру со строгим расположением реквизитов.

Письмо международного образца содержит следующие реквизиты:

• сведения об отправителе (название организации-отправителя, ее почтовый, электронный и телеграфный адрес, факс, телефон).

Эти сведения печатают в верхней части листа - в левом углу или в центре. Наряду с названием организации (учреждения, предприятия) указывают характер деятельности и организационно-правовую форму (Incorporated (Inc) – корпорация, Limited (Ltd) – общество с ограниченной ответственностью), логотип. Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа печатают почтовый, телеграфный, электронный адреса, номера телефона и факса. Если это необходимо, указывают номера декларации и регистрационной лицензии;

• ссылки на документы отправителя и получателя.

Ссылка (номер) может содержать краткое обозначение вида документа, инициалы составителя, индекс подразделения и т.д., например:

Reference KL/DC/305,

где Reference – ссылка (используется также сокращение Ref);

KL – инициалы автора;

DC – инициалы исполнителя или секретаря-референта;

305 – порядковый номер документа.

Ссылка является элементом, связывающим письмо-ответ с инициативным документом, например:

Your ref.: OR/12

Our ref.: OR/75

где Your ref. – ваша ссылка;

Our ref. – наша ссылка;

OR – вид документов (order);

12 и 75 – номера инициативного письма и ответа;

• дата.

Дату указывают в верхнем правом углу буквенно-цифровым способом. Возможны два варианта – английский и американский:

1) на первом месте стоит число (British method - 5 December, 2004);

2) на первом месте стоит месяц (American method - December 5, 2004).

Пунктуация может варьироваться, т.е. отправитель по своему желанию выбирает, ставить ему запятую после названия месяца (British method) или после числа (American method) или не ставить ее вообще;

• адрес получателя.

Следует помнить, что почтовый адрес всегда пишут с использованием открытой пунктуации (т. е. без запятых и точек), а его элементы располагают в определенной последовательности: номер здания, улица, название города, страна. Этот реквизит указывают всегда слева, обязательно с учетом традиций отдельных стран: в США после названия города необходимо указать штат, в Великобритании - графство, в Германии – землю, в Швейцарии - кантон. Если письмо направляют организации, то ее наименование указывают перед адресом;

• указание на конкретное лицо.

Данный реквизит используют в случае, когда автор желает, чтобы письмо было получено конкретным лицом. Возможны следующие варианты:

For the attention of Mr. Smith

Attention: Marketing Department

Attention: Finance Manager;

• вступительное обращение.

Обращение пишется с новой строки, с отступом от адреса в четыре междустрочных интервала и может начинаться со слова «Dear».

Используют различные формы обращения: к одному лицу - Madam, Sir; к нескольким лицам - Mesdames, Gentlmen, Sir. Необходимо правильно употреблять сокращения: Mr. - господин, Mrs. - замужняя женщина, Ms. - женщина, семейное положение которой неизвестно. Miss – обращение к незамужней женщине. После обращения можно поставить двоеточие (американский вариант) или запятую (британский вариант);

• заголовок (необязательный элемент).

Этот реквизит располагают после вступительного обращения и обозначают или подчеркиванием, или следующими способами:

Subject: - предмет вопроса;

RE: - сокращение от слова «regarding» (относительно);

In re: — сокращение от «in regard to» (касательно); Перейти на страницу: 1 2 3