Ajfan.ru

Контроллинг, виды, структура

Подготовка документов отдела кадров для архивного хранения

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив предприятия или уничтожить. Проведение такой работы называют научно-технической обработкой документов.

Научно-техническая обработка включает в себя весь комплекс работ по подготовки документов к сдаче в архив, включая экспертизу их ценности, а также уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

С целью обеспечения сохранности документов и оперативного наведения справок в архивах Росархивом установлены правила подготовки и передачи дел на архивное хранение.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия.

Экспертная комиссия назначается приказом руководителя предприятия и состоит из 3-5 человек.

Примерный состав экспертной комиссии:

Ø зам. директора

Ø ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров или бухгалтерии)

Ø секретарь-референт

Если на предприятии есть архив, то в состав комиссии входит архивист.

Главной задачей комиссии является проведение ежегодного отбора документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки, хранения которых истекли.

Первым этапом научно-технической обработки является определения наиболее подходящего времени для ее проведения. Если в организации очень напряженная пора авралов, подведение итогов, завершения срочных работ и т.п., то лучше перенести обработку на более спокойный период. Начало года или время отпусков, как правило, подходят лучше всего.

На заседании экспертной комиссии определяется место проведения научно-технической обработки. Комната или кабинет должны быть недоступны для посторонних посетителей, оборудованы средствами охранной сигнализации и находится в месте, удобном для сосредоточения документов структурных подразделений предприятия.

Экспертная комиссия решает вопрос определения хронологических рамок обрабатываемых документов.

Временные стоки хранения применяются всеми организациями, постоянный срок хранения применяется только теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие договоры, то есть источниками комплектования архивов.

Другие организации хранят эти документы от 10 лет до ликвидации организации в соответствии с законодательством и необходимостью практического использования документов.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, экспертной комиссией предприятия выносится самостоятельное решение о продолжительности их хранения с учетом важности документов, необходимости их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

В зависимости от значимости документов устанавливается следующие сроки хранения.: 1 год, 3 года, 5, 10, 15, 50, 75 лет и постоянно. При истечении сроков хранения учитываются только годы. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются, на три группы:

ü документы, предназначенные для архивного хранения

ü документы, подлежащие уничтожению

ü документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве

К документам, передаваемым кадровой службой в архив, относятся:

Ø приказы по личному составу

Ø личные карточки ф. Т-2

Ø личные дела

Ø книги, журналы учета сотрудников, алфавитные книги

Ø книги, журналы учета приема, увольнения и перевода работников

Ø книги учета выдачи трудовых книжек

Ø невостребованные трудовые книжки

Ø протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

· документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

· произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

· подшить в конце дела заверительный лист, в котором указывается количество листов в деле;

· на наиболее важные документы (по личному составу или имеющие гриф ограничения доступа) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела; Перейти на страницу: 1 2 3