Ajfan.ru

Контроллинг, виды, структура

Формирование дел

Формирование дел - называется группировка исполнительных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел.

Правильное оформление дел необходимо:

ü для оперативного поиска нужных документов;

ü обеспечения сохранности документов, так как исключает возможность попадания важных документов в дела с второстепенными документами;

ü облегчения проведения подготовки дел к сдаче в архив, так как не проводится переформирование дел;

ü защиты персональных данных работников, так как они сосредоточены в определенных папках, подлежащих особому хранению.

За формирование дел отдела кадров отвечает специально назначенный работник под непосредственным контролем руководителя отдела.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатурой дел отдела кадров.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

На большинстве предприятий формирование дел проводится по названиям видов документов, например: приказы, трудовые договоры, приказы и т.п.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

· в дело помещаются документы, работа по которым завершена;

· документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

· документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

· документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

· в дело включается, как правило, один экземпляр документа;

· каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.п.);

· в дело формируются, как правило, документы одного года;

· в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики, проекты документов;

· документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности, то есть только что исполненные документы будут подшиты в папку сверху (используется также расположение документов по алфавиту фамилий, порядковым номерам документов или в логической последовательности решения вопроса). Чтобы облегчить поиск нужных документов внутри дела составляется внутренняя опись дела.

Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой документации (наличие грифа секретности, особо ценные документы и т.п.)

Внутренняя опись составляется лицом, ответственным за документы дела, и подшивается в начале дела.

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения.

При формировании дел используется скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов и на годовую подшивку документов, а также папки-файлы, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше. Папки-файлы (типа «Ьеуггг", "ОгапсГ, "Вапе1х" и т.п.) могут вестись на протяжении нескольких дел.

Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года.