Ajfan.ru

Контроллинг, виды, структура

Профессия – офис-менеджер и топ-менеджер

Словарь кадрового делопроизводства. Печать - это вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы для засвидетельствования и удостоверения чего-либо.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ, в связи с тем, что в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном для этого месте. Как правило, место нанесения печати обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.

Порядок изготовления и хранения печатей регулируется законодательством Российской Федерации, а также специальными инструкциями Министерства внутренних дел РФ и министерств внутренних дел субъектов Федерации.

Утверждение документа. В случае, когда действие документа, после его подписания, распространяется на определенный круг организаций, должностных лиц и (или) граждан, то необходим такой способ удостоверения документа, как «утверждение».

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Это значит, что документ вступает в силу в данном случае не с момента его подписания, а с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах. Каждая организация с учетом своей специфики должна разрабатывать индивидуальный перечень документов, подлежащих утверждению. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в ГСДОУ. Например, в обязательном порядке утверждаются все организационные документы предприятия: положения об организации, устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников, инструкции по различным вопросам деятельности, правила работы с документами. Утверждение документов производится посредством проставления грифа утверждения в правом верхнем углу документа.

В соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» при утверждении документа постановлением, решением, приказом или протоколом «гриф утверждения» состоит из слов «Утвержден», «Утверждена», «Утверждены» или «Утверждено», в зависимости от вида документа, то есть:

инструкция - утверждена;

правила - утверждены;

порядок - утвержден;

штатное расписание - утверждено и т.д.

Допускается в реквизите «гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Теперь рассмотрим основные методы, которые помогут руководителю быстро и эффективно разобраться с входящими и другими документами.

Руководителю обычно приходится работать с тремя типами входящих документов, это:

- документы, требующие немедленного решения вопроса;

- документы, которые в принципе требуют реакции действием, но в данный момент руководитель этого сделать не может в силу каких-либо причин или обстоятельств (например, требуется сбор дополнительной информации или согласование этого вопроса с внешними организациями);

- информационные документы, рассчитанные только на прочтение, т.е. не требующие ответа.

Безусловно, без четкой организации рабочего дня все начинания потерпят фиаско. Поэтому, прежде чем научиться работать производительнее с документацией, необходимо приучить подчиненных обращаться к руководителю только в строго определенные часы, чтобы у него было время изучить входящие документы спокойно, не отрываясь поминутно на звонки и обращения подчиненных. Принцип работы - когда руководитель принимает посетителей, держа в одной руке телефонную трубку, а другой подписывая телефонограмму, и в то же время консультирует стоящего у письменного стола сотрудника - характеризует его как слабого руководителя. Если руководитель не сумеет организовать свое время, то и организовать работу коллектива в целом ему будет намного труднее. Вот несколько советов руководителю, как организовать работу с документами.

Справиться с беспорядком на рабочем столе может помочь заведение таких папок, как «Срочное», «Диктовать», «Сделать», «Просмотреть», «В дело», «Выбросить». Естественно, что подобные наименования папок условны, а сами папки не относятся к официальным делам, формируемым в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения или организации. Если всю поступающую корреспонденцию вы или ваш секретарь будете раскладывать по этим папкам, то горы бумаг на вашем столе значительно уменьшатся. В папке «Срочное», например, следует хранить наиболее срочные дела, требующие немедленного действия. В папке «Просмотреть» - документы, представляющие интерес, но не имеющие важного значения. В папке «В дело» - документы, предназначенные только для личной информации, которые после просмотра можно отправить в дело. Папка «Выбросить» предназначается для тех материалов, которые хранить не надо, но которые все же лучше просмотреть, прежде чем выбросить. Однако работа по принципу «утро вечера мудренее» не всегда дает положительный результат. Попытайтесь решить возникшую задачу по частям, и тогда, может быть, необходимая информация будет собрана на вашем столе незаметно для вас к нужному сроку. Перейти на страницу: 1 2 3 4 5 6